Możliwości modułu:

Prowadzenie Kartoteki umów o pracę

• Prowadzenie Kartoteki umów o pracę, czyli ewidencjonowanie wszelkich danych o pracowniku i zawartych z nim umowach zatrudnienia,
  

  Kartoteka umów o pracę obejmuje:

  • Dane personalne pracownika,
  • Zdjęcia pracownika,
  • Dane o członkach rodziny pracownika,
  • Dane o kwalifikacjach czyli o wykształceniu, posiadanych przez pracownika specjalnościach i uprawnieniach, ukończonych kursach, znajomościach języków obcych,
  • Dane o kontach bankowych pracownika,
  • Dane o obowiązku obrony (ewidencja wojskowa),
  • Dane dotyczące bieżącego zatrudnienia, a więc dział, stanowisko, wymiar etatu, wynagrodzenie itp.,
  • Dane dotyczące poprzednich okresów zatrudnienia,
  • Dane o stażu pracy,
  • Dane o urlopach wypoczynkowych, dodatkowych (kombatanckich, rehabilitacyjnych, dodatkowych profilaktycznych) i szkoleniowych,
  • Dane o kodzie tytułu ubezpieczenia oraz o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, którym podlega pracownik, konieczne do zgłaszania pracowników do ZUS,
  • Dane o szkoleniach pracownika i planowanych oraz zrealizowanych badaniach okresowych,
  • Dane o nagrodach i karach pracownika,
  • Dane dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę i zwolnienia pracownika,
  • Teczkę pracownika, czyli akta osobowe przechowywane w formie elektronicznej,
  • Dowolną ilość dodatkowych informacji o pracowniku, nie przewidzianą w systemie, definiowalną przez użytkownika.

  Najważniejsze zalety Kartoteki to:

  • Duża ilość informacji o pracowniku z możliwością dowolnego rozbudowania według potrzeb klienta,
  • Rozbudowany system filtrowania, sortowania i wyszukiwania danych w kartotece,
  • Rozbudowany system nadawania uprawnień zarówno do wybranych części kartoteki, jak i wybranych pracowników,
  • Dynamiczne wyliczanie stażu pracy do różnych celów, w tym: stażu pracy, stażu do nagrody jubileuszowej lub wysługi (do wykorzystania aż 8 różnych rodzajów stażu) w oparciu o wprowadzone dane o poprzednich okresach zatrudnienia pracownika i bieżące zatrudnienie,
  • Dynamiczne naliczanie urlopu wypoczynkowego i dodatkowego - w oparciu o wyliczony staż pracy i inne dane pracownika, z uwzględnieniem pracowników młodocianych, nakładców, osób o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, kombatantów, itp. i jego rozliczanie na podstawie zarejestrowanego wykorzystania urlopów w dniach i godzinach urlopowych,
  • Automatyczna ewidencja przebiegu pracy zawodowej, tj. zmian działów, stanowisk, wymiaru etatu, stawek, itp.,
  • Elektroniczna teczka osobowa pracownika, czyli możliwość przechowywania w formie elektronicznej wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, zarówno tych emitowanych z systemu, jak i skanów dokumentów dostarczonych przez pracownika,
  • Możliwość kontrolowania wystąpienia różnych sytuacji i automatycznego alarmowania o nich działu kadr, np. kontrola upływu terminu umowy na czas określony, kontrola ważności badań okresowych itp.,
  • Grupowe przeszeregowania pracowników (udzielenie zmian w wysokości wynagrodzenia automatycznie dla grupy pracowników wg zadanego kryterium).

Sporządzanie formularzy kadrowych

• Sporządzanie różnorodnych formularzy kadrowych: m.in. umowy o pracę i aneksów do umowy, świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, wypowiedzeń warunków pracy, płacy i umowy o pracę:
  • Przygotowany zestaw podstawowych formularzy dla pracownika,
  • Zmiany wzorców formularzy, jak również definiowanie własnych formularzy, z wykorzystaniem danych o pracowniku i umowie zatrudnienia oraz możliwość nadania im dowolnej szaty graficznej,
  • Seryjny wydruk formularzy (np. aneksy do umowy) dla grupy pracowników wybieranej wg zadanych kryteriów.

Sporządzanie zestawień i sprawozdań

• Sporządzanie różnorodnych zestawień i sprawozdań, między innymi:
  • Raportów stanu zatrudnienia i średniego zatrudnienia w różnych układach,
  • Stanu urlopów zaległych i bieżących na dany dzień,
  • Raportów nagród jubileuszowych,
  • Raportów zmian wysługi lat,
  • Sprawozdań na potrzeby GUS: Z-02, Z-03, Z-05, Z-06, Z-10, Z-12, DG-1,
  • Sprawozdań dla zakładów pracy chronionej INF-1 i INF-W,
  • List pracowników według zadanych przez użytkownika kryteriów,
  • Możliwość zdefiniowania dowolnych raportów wg potrzeb użytkownika oraz dostosowania wyglądu dostarczonych zestawień do potrzeb użytkownika.

Obsługa absencji

• Obsługa absencji, która obejmuje ewidencjonowanie danych o nieobecnościach z wykorzystaniem parametryzowanych kodów absencji oraz przygotowanie formularzy i raportów absencji,
  

  Kartoteka absencji umożliwia rejestrację wszelkich danych o nieobecnościach pracownika, czyli między innymi o:

  • Chorobach,
  • Urlopach (w tym urlopie wypoczynkowym, na żądanie, dodatkowym, szkoleniowym, bezpłatnym, wychowawczym),
  • Nieobecnościach usprawiedliwionych,
  • Nieobecnościach nieusprawiedliwionych oraz spóźnieniach.

  Najważniejsze zalety funkcji to:

  • Rozbudowana lista przygotowanych kodów absencji, z możliwością zmiany ich definicji (np. w przypadku zmian przepisów, czy też w celu dostosowania do indywidualnych zasad obowiązujących w spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwie zarządzania nieruchomościami),
  • Możliwość dowolnego definiowania nowych kodów absencji,
  • Kontrola poprawności wprowadzanych informacji np. sprawdzenie czy pracownikowi należy się tyle dni i godzin urlopu wypoczynkowego, szkoleniowego itp., (w oparciu o dane z kartoteki pracownika). Oczywiście tylko dla wybranych absencji i zgodnie z ich definicją,
  • Wyliczanie ilości dni i godzin absencji, w oparciu o istniejący w systemie kalendarz czasu pracy,
  • Automatyczne ustalanie płatnika absencji (Zakład/ZUS) dla absencji chorobowych i określenie procentu płatności absencji w oparciu o definicje poszczególnych kodów absencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami (z uwzględnieniem pracowników powyżej 50 roku życia),
  • Obniżanie procentu płatności absencji przy nieterminowym dostarczeniu zwolnienia,
  • Automatyczne uwzględnienie zarejestrowanych absencji przy wyliczaniu stażu pracy,
  • Automatyczne uwzględnienie absencji przy wyliczaniu należnego urlopu wypoczynkowego,
  • Możliwość zakładania blokad wprowadzonych danych o absencjach na dany okres czasu, w celu uniemożliwienia ich przypadkowej zmiany,
  • Możliwość sporządzania planu urlopów, obsługa wniosków urlopowych składanych przez pracowników w e-Pracowniku i rejestrowanie na ich podstawie absencji.

Ewidencja kalendarzy czasu pracy

• Ewidencja kalendarzy czasu pracy, czyli przechowywanie informacji o dniach wolnych i roboczych, czasie nominalnym pracy, zmianach oraz godzinach pracy w poszczególnych dniach:
  • Możliwość prowadzenia równocześnie wielu różnych kalendarzy, dla różnych grup pracowników, a nawet dla poszczególnych pracowników spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwa zarządzania nieruchomościami,
  • Automatyczne generowanie czasów nominalnych dla wybranego okresu czasu wg zdefiniowanego wzorca lub poprzez skopiowanie czasów z innego okresu.

Pozostałe możliwości

• Przechowywanie Archiwum danych o pracownikach, oraz możliwość wielokrotnego zatrudniania tej samej osoby z uwzględnieniem istniejących już w systemie danych osobowych,
• Wykorzystanie wielu słowników dla informacji kodowanych w systemie,
• Udostępnianie danych o pracownikach i umowach o pracę, kalendarzach czasu pracy oraz absencjach dla systemu PŁACE.

Możliwości modułu:

• Prowadzenie kartoteki umów cywilnoprawnych obejmującej wszelkie dane o zawartych umowach,
  

  Kartoteka umów cywilno-prawnych obejmuje:

  • Dane personalne osoby,
  • Dane o kontach bankowych osoby,
  • Dane dotyczące szczegółów danej umowy, a więc treść umowy, ustalenia szczegółowe, kwota umowy, sposób wypłaty itp.,
  • Dane o kodzie tytułu ubezpieczenia oraz o obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, którym podlega pracownik,
  • Dowolną ilość dodatkowych informacji o pracowniku definiowalną przez użytkownika,
• Sporządzanie formularzy różnego typu umów cywilno-prawnych z możliwością zmiany wzorców formularzy, jak również definiowanie własnych formularzy, z wykorzystaniem danych o pracowniku i umowie oraz możliwość nadania im dowolnej szaty graficznej,
• Udostępnianie danych o umowach cywilno-prawnych dla systemu PŁACE.

Moduł służy do ewidencji danych o przepracowanym przez pracowników czasie, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, w porze nocnej i innych.

Możliwości modułu:

• Kodowanie poszczególnych składników czasu pracy:
  • System dysponuje listą standardowo występujących składników czasu,
  • Istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych składników w zależności od potrzeb użytkownika,
• Ewidencjonowanie dyżurów domowych i zakładowych oraz zgód na nadgodziny,
• Rozbudowana obsługa kalendarzy czasu pracy:
  • Układanie równocześnie harmonogramów wielu pracowników,
  • Kontrola poprawności ułożonych harmonogramów pracy zgodnie z przepisami kodeksu pracy dla różnych systemów czasu pracy, np. kontrola odpoczynku dobowego i tygodniowego, itp.,
  • Prezentacja i kontrola harmonogramów pracy z uwzględnieniem dyżurów,
  • Możliwość zakładania blokad utworzonych kalendarzy na dany okres czasu, w celu uniemożliwienia ich przypadkowej zmiany,
• Ewidencjonowanie czasu pracy:
  • Wprowadzanie czasu pracy na dany dzień z możliwością rozbicia czasu pracy na wiele różnych składników czasu pracy i przyporządkowania im różnych kosztów,
  • Możliwość ewidencjonowania zarówno ilości przepracowanych godzin jak i godzin od-do pracy,
  • Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie danych:
    - Różnorodne kontrole podczas wprowadzania danych, (np. pokrywania się czasu pracy z absencją, kontrola przekroczenia nominału, itp.) włączane przez użytkownika w parametrach modułu,
    - Domyślne wartości np. czas nominalny czy wartości kosztowe, podpowiadane przez system, na podstawie parametrów, danych z kalendarza, itp.,
    - Możliwość automatycznego nanoszenia czasu pracy dla wybranej grupy pracowników w dowolnym przedziale czasu, poprzez wprowadzenie stałej wartości, przeniesienie nominału, przeniesienie dyżurów, itd.,
    - Możliwość seryjnego wprowadzania danych,
  • Możliwość zakładania blokad wprowadzonych danych o czasie pracy za dany okres czasu w celu uniknięcia ich przypadkowej zmiany (np. założenie blokady po sprawdzeniu i zatwierdzeniu karty pracy pracownika za wybrany miesiąc),
• Tworzenie zestawień czasu pracy dla wybranego pracownika:
  • Miesięcznej karty ewidencji czasu pracy,
  • Karty ewidencji czasu pracy za wybrany okres,
  • Rocznej karty ewidencji czasu pracy,
  • Możliwość korzystania z dostarczonych wzorów wydruków, dowolnego dostosowania wyglądu do potrzeb użytkownika, oraz zdefiniowania nowych wzorów wydruków z uwzględnieniem wszelkich dostępnych w systemie informacji,
  • Możliwość wydruków seryjnych (dla grupy pracowników),
• Tworzenie zestawień zbiorczych czasu pracy według zadanych kryteriów:
  • Możliwość korzystania z dostarczonych wzorów wydruków oraz zdefiniowania wielu nowych form wydruku zestawienia,
• Możliwość wprowadzania danych o czasie pracy bezpośrednio w modułach Transport, Zlecenia, Sanipor i wspólna prezentacja danych o czasie pracy z różnych źródeł w module Ewidencja Czasu Pracy (zarówno wprowadzanych w tym module jak i w innych modułach),
• Możliwość zasilania modułu danymi o czasie pracy z modułu RCP (na podstawie odczytów z czytników kart magnetycznych),
• Udostępnianie danych o czasie pracy dla systemu Płace, jako dane wejściowe do naliczania wynagrodzeń,
• Współpraca z systemem Zarządzenie Obiegiem Informacji – umożliwienie przesyłania wydruków miesięcznych kart czasu pracy jako załączników obiegu informacji.

Moduł służy do gromadzenia danych udostępnionych przez elektroniczne rejestratory dostępu (czytniki) i przetwarzania ich na informacje o czasie faktycznie przepracowanym, w celu przesłania ich do modułu Ewidencja Czasu Pracy.

Obowiązują przy tym następujące zasady:

• Moduł współpracuje z oprogramowaniem czytników kart dostępu w ten sposób, że posiada mechanizm uniwersalnego importu pliku z danymi wejściowymi (informacjami z czytników o datach i czasach wejść/wyjść pracowników); import ten jest w szerokim zakresie parametryzowany i dostosowuje się go do formatu narzucanego przez oprogramowanie czytników; posiada też definiowalne strefy, w których przebywanie może się zaliczać do czasu pracy bądź nie,
• Moduł daje użytkownikowi komplet możliwości związanych z edycją danych o czasie pracy, a także zawiera predefiniowane zestawienia ułatwiające analizę danych o przepracowanym czasie oraz możliwość definiowania własnych zestawień zgodnie ze standardami dla całego ZSI UNISOFT,
• Moduł daje możliwość definiowania i obsługi dyżurów pracowniczych i pracy ponadnormatywnej wypadającej poza nominalnym czasem pracy, posiada też informacje o absencjach zarejestrowanych w module Kadrowym,
• Moduł przekazuje dane o czasie pracy do modułu Ewidencja Czasu Pracy, rozpoznając automatycznie niektóre składniki czasu pracy (np. czas podstawowy, nadgodziny, czas dyżuru).

Możliwości modułu:

• Wprowadzanie dla umów o pracę i umów cywilno-prawnych danych umożliwiających przygotowanie formularzy ZUS-owskich (ZUS ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA),
• Automatyzacja przygotowywania informacji o potrzebach zgłoszenia zarejestrowania lub wyrejestrowania do ZUS pracownika lub członków jego rodziny,
• Wystawianie do Programu Płatnika plików z danymi do następujących formularzy zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZZA, ZIUA, ZWUA, ZCNA oraz ZSWA.

Zadaniem modułu jest wspieranie działalności szkoleniowej w spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwie zarządzania nieruchomościami. Umożliwia on rejestrację szkoleń oraz ich organizatorów z możliwością późniejszej oceny. Prócz tego planowanie szkoleń oraz planowanie i rozliczanie ich kosztów.

Możliwości modułu:

• Ewidencja szkoleń,
• Prowadzenie bazy organizatorów i szkoleń,
• Budżetowanie i rozliczanie kosztów szkoleń,
• Ocena szkoleń i organizatorów.

Wprowadzone przez użytkownika dane o szkoleniach są dostępne zarówno z poziomu modułu Szkolenia jaki i z poziomu Kartoteki umów o pracę. Dzięki temu użytkownik ma możliwość śledzenia historii szkoleń wybranego pracownika oraz profili szkoleń realizowanych w spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwie zarządzania nieruchomościami.