Obrót Towarowo-Materiałowy

W skład systemu wchodzą następujące moduły:

ASORTYMENT

Moduł służy do zarządzania wspólną dla całego zintegrowanego pakietu kartoteką asortymentu.



Kartoteka gromadzi informacje o:

• Towarach i usługach będących przedmiotem transakcji zakupu lub sprzedaży,
• Materiałach, półfabrykatach oraz wyrobach gotowych będących obiektami transakcji magazynowych,
• Elementach naliczeń w systemie – takich, jak składniki czynszu lub pozycję faktur za dostawy ciepła czy wody.

Jednolita kartoteka stwarza możliwość wspólnego gromadzenia informacji o dokonanych transakcjach zakupu czy sprzedaży, a w konsekwencji - przeprowadzania jednorodnych analiz tych transakcji pod kątem ich przedmiotów.



Możliwości modułu:

• Wspólne dla wszystkich reguły dostępu i obsługi kartoteki,
• Definiowalny co do długości oraz konstrukcji indeks pozycji oraz wyróżnik PKWiU,
• Możliwość stosowania numeratorów symboli asortymentu,
• Funkcjonalność pozwalająca na automatyczne tworzenie symbolu indeksu w oparciu o atrybuty, opisujące pozycję kartoteki, według zdefiniowanych przez użytkownika reguł,
• Rozbudowane informacje klasyfikujące oraz handlowe – w tym trzy jednostki miary z wzajemnymi przelicznikami,
• Możliwość dołączenia dowolnego załącznika, np. zdjęcia lub rysunku pozycji asortymentu,
• Możliwość rozbudowy kartoteki asortymentu o dowolne, definiowane przez użytkownika pola, takie jak słownik, tekst, liczba czy data,
• Mechanizm związanych z poszczególnymi modułami pakietu reguł pozwalający na selekcję pozycji asortymentowych według modułów, które zarządzają daną pozycją oraz ograniczający zbiór atrybutów składających się na opis danej pozycji w konkretnym przypadku jej użycia,
• Rozbudowane mechanizmy filtrowania danych kartoteki z możliwością wykorzystania dostępnych w aplikacji parametrów związanych z zakresami, jak również możliwość wyselekcjonowania i porządkowania parametrów poszczególnych pozycji podczas listowania asortymentu,
• Możliwość kopiowania asortymentu, usprawnienie procesu wprowadzenia,
• Możliwość dezaktywacji nieużywanych asortymentów oraz ograniczenie kartoteki tylko do aktywnych pozycji,
• Przystosowanie modułu do pracy z wieloma cennikami sprzedaży dla każdej pozycji asortymentu.

SPRZEDAŻ

Moduł wspiera obsługę prac związanych z wystawianiem dokumentów sprzedaży. Rozwiązanie to jest ostatnim ogniwem w procesie dostarczania produktu lub usługi klientowi. Tworzy, rejestruje i drukuje dokumenty, które kontrahent powinien otrzymać w związku z przeprowadzoną transakcją nabycia produktu oraz umożliwia szeroki zakres analiz dotyczących sprzedaży, wspomagając jednocześnie pracę działów handlowych.



Możliwości modułu:

Generowanie i rejestracja dokumentów sprzedaży:

• Możliwość tworzenia przez użytkownika typów dokumentów sprzedaży określających:
  • Charakter dokumentu (np. faktura VAT, faktura korygująca VAT, faktura eksportowa, itp.),
  • Sposób numeracji dokumentu,
  • Powiązanie dokumentu sprzedaży z dokumentem magazynowym (skojarzonym),
  • Sposób tworzenia dowodu księgowego, w tym metoda tworzenia dekretu, itp.,
• Automatyczne tworzenie dokumentów skojarzonych (np. generowanie dokumentu WZ po utworzeniu faktury VAT, dokumentów KP/KW dla faktur gotówkowych itp.),
• Możliwość wprowadzania wartości kredytu kupieckiego w module Baza Klienta i bieżąca jego kontrola podczas wprowadzania faktur,
• Podczas rejestracji dokumentów możliwa kontrola zadłużenia klienta wynikającego z jego bieżącego salda, włącznie z blokadą wystawienia faktury,
• Mechanizm kontroli chronologii dat i numeracji,
• Możliwość zamykania okresów sprzedaży i blokowania dopisywania kolejnych dokumentów,
• Fakturowanie cykliczne wg faktur wzorcowych,
• Tworzenie kalkulacji pozwalających na oszacowanie ceny na świadczone usługi, gdzie częściami składowymi są użyte do realizacji materiały, środki transportu, wykonane czynności do zrealizowania usługi, a także pozycje określające narzuty, dodatki, koszty itd.
• Automatyczne wystawianie not odsetkowych i wezwań do zapłaty,
• Współpraca z modułem Zlecenia, możliwość pobrania pozycji ze wskazanego zlecenia jako podstawy do wystawienia faktury,
• Zapisanie wyglądu faktury w postaci obrazu pozwalającego na przesłanie mailem faktury do klienta, utworzenie prawidłowego duplikatu faktury oraz łatwe udostępnienie dokumentów w przypadku kontroli urzędowej,
• Obsługa usługi Invoobill, oferowanej przez KIR i udostępnianej w bankowości elektronicznej.

Obsługa kartoteki asortymentów i cenników:

• Możliwość pamiętania kilku nazw asortymentu (np. w różnych językach),
• Możliwość wprowadzenia nieograniczonej ilości cenników standardowych i indywidualnych (dotyczących wybranych klientów), także w walucie obcej,
• Możliwość udzielania procentowych rabatów na kilka sposobów (stały rabat dla asortymentu, stały rabat dla kontrahenta lub jednorazowy rabat podczas wprowadzania faktury),
• Możliwość zarejestrowania asortymentu jednocześnie w trzech jednostkach miary i ich przeliczanie względem pierwszej jednostki.

Zestawienia:

Standardowe zestawienia dostarczone z modułem to:

• Podstawowa analiza sprzedaży dotycząca poszczególnych pozycji asortymentu,
• Analiza sprzedaży asortymentu dla poszczególnych kontrahentów,
• Analizy sprzedaży dla kontrahentów wg obrotów.

Dzięki wykorzystaniu Generatora Raportów użytkownik ma możliwości tworzenia nowych zestawień lub modyfikacji istniejących, realizując własne potrzeby analityczno-sprawozdawcze.

ZAKUP

Moduł służy do informatycznej obsługi prac związanych z prowadzaniem i analizą dokumentów zakupów poczynionych przez spółdzielnię mieszkaniową lub przedsiębiorstwo zarządzania nieruchomościami. W oparciu o wprowadzone dane przygotowywane są dowody księgowe i przesyłane do Księgi Głównej. Dokumenty zakupu widoczne są również z poziomu rejestrów VAT.



Możliwości modułu:

Wprowadzanie dokumentów zakupu:

• Możliwość tworzenia przez użytkownika definicji typów dokumentów zakupu określających:
  • Charakter dokumentu (np. faktura VAT, faktura korygująca VAT, faktura importowa, nabycie wewnątrzwspólnotowe itp),
  • Powiązanie dokumentu zakupu z dokumentem magazynowym (skojarzonym),
  • Sposób tworzenia dowodu księgowego, w tym metoda tworzenia dekretu, itp.,
• Automatyczne tworzenie dokumentów skojarzonych (np. generowanie dokumentu magazynowego po wprowadzeniu faktury VAT, itp.),
• Możliwość tworzenia dokumentu zakupu w oparciu o dokumenty magazynowe,
• Możliwość rozdzielania kosztów zakupu związanych z daną fakturą, w sposób bardziej szczegółowy niż przewiduje to Zakładowy Plan Kont, co umożliwia dalszą analizę takich kosztów – także w innych fragmentach całego ZSI,
• Możliwość kontrolowania i blokowania możliwości dopisywania faktur do zamkniętego okresu dla deklaracji VAT.

Zestawienia:

Standardowe zestawienia dostarczone z modułem to:

• Podstawowe analizy zakupu asortymentu,
• Analiza zakupu asortymentu u poszczególnych dostawców,
• Analizy według dostawców.

Dzięki wykorzystaniu Generatora Raportów użytkownik ma możliwość tworzenia dowolnych nowych zestawień lub modyfikacji istniejących, realizując własne potrzeby analityczno-sprawozdawcze.

MAGAZYN

Moduł wspomaga zarządzanie zapasami magazynowymi spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwa zarządzania nieruchomościami. Głównym jego zadaniem jest rejestracja i dokumentowanie zdarzeń gospodarczych związanych z obrotem magazynowym, jak również wieloprzekrojowe analizy zarejestrowanych danych.

Jego wykorzystanie pozwala przyspieszyć oraz uprościć procesy biznesowe, realizowane na wszystkich stanowiskach związanych z prowadzeniem gospodarki magazynowej – od magazynierów i księgowych poprzez dział zaopatrzenia, ekipy remontowe, aż po członków ścisłego kierownictwa spółdzielni lub przedsiębiorstwa.



Możliwości modułu:

Rejestracja obrotu materiałowego, w ramach której dostępne są:

• Możliwość definiowania przez użytkownika operacji obrotu magazynowego, uwzględniających specyfikę danej jednostki,
• Efektywne i intuicyjne wprowadzanie dokumentów magazynowych na podstawie stworzonych definicji,
• Wielostopniowe uwierzytelnianie operacji – od nie zmieniającej stanów rejestracji, poprzez akceptację, aktualizację, aż po dekretację,
• Uwierzytelnianie osoby akceptującej dokument magazynowy przy użyciu kart RFID,
• Automatyczne tworzenie dokumentów skojarzonych (np. zmniejszenie stanu w wyniku przesunięcia międzymagazynowego automatycznie uzupełniane o dokument przychodowy na innym magazynie lub rozchód na podstawie dokumentu przychodowego, itp.),
• Wspomaganie wystawiania dokumentów magazynowych na podstawie dyspozycji, zamówień i receptur,
• Współpraca z systemem Zarządzenie Obiegiem Informacji – umożliwienie przesyłania dyspozycji i dokumentów magazynowych jako załączników,
• Definiowanie własnych, pożądanych zachowań systemu, które powinny mieć miejsc w określonych przypadkach (np. ustalenie zasad wypełniania jednej informacji na dokumencie w zależności od innej, wcześniej wprowadzonej),
• Współpraca z modułem Waga, pozwalająca na tworzenie dokumentów magazynowych na podstawie ważeń.

Prowadzenie ewidencji stanów magazynowych, którą cechuje:

• Możliwość wyceny rozchodów materiałów według cen średnich, FIFO, LIFO lub poprzez wskazanie odpowiedniej partii,
• Prowadzenie ewidencji magazynowej na poziomie lokalizacji – czyli definiowanych przez użytkownika i opisanych wybranymi przez niego pojęciami (hala, półka, regał, aleja, pole, itp.) miejscach składowania materiału,
• Prowadzenie ewidencji magazynowej z rozróżnieniem kolejnych dostaw, pozwalające na śledzenie parametrów poszczególnych partii materiałów (nr serii, daty ważności, okres zalegania w magazynie),
• Wsparcie w zakresie utrzymania optymalnej wielkości zapasu magazynowego poprzez definiowanie oraz monitorowanie przekroczeń tzw. normatywów minimalnych i maksymalnych,
• Rozbudowana sprawozdawczość, łącząca kartotekę stanów z dokumentami magazynowymi,
• Zoptymalizowana pod kątem szybkiej realizacji operacja inwentaryzacji stanów magazynowych wraz z funkcją automatycznego rozliczania różnic inwentaryzacyjnych oraz opcjonalną możliwością przeprowadzenia inwentaryzacji na poziomie wybranej lokalizacji.

Zarządzanie wyposażeniem w użytkowaniu, którego główne cechy to:

• Automatyczna aktualizacja kartotek wyposażenia w wyniku realizacji dokumentów rozchodu z magazynu,
• Generowanie dokumentów skojarzonych podczas realizacji operacji zmiany miejsca użytkowania (utworzenie dokumentu rozchodowego powoduje powstanie dokumentu przychodowego),
• Kontrola okresów używalności odzieży roboczej na podstawie definiowalnych norm wyposażenia,
• Prosta w realizacji operacja inwentaryzacji stanów wyposażenia w użytkowaniu wraz z funkcją automatycznego rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Sprawozdawczość:

Moduł zawiera zbiór zestawień, zaspokajających główne potrzeby informatyczne użytkowników w zakresie sprawozdawczości i analiz magazynowych. Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu Generatora Raportów, istnieje możliwość tworzenia nowych zestawień lub modyfikacji istniejących, według indywidualnych potrzeb.

Zbiór standardowych zestawień obejmuje następujące zagadnienia:

• Szczegółowa analiza stanów magazynowych, wraz ze specyfikacją obrotów,
• Sumaryczne raporty stanów magazynowych, podsumowywane na dowolnym poziomie ewidencji,
• Kontrola dat ważności, numerów serii itp. parametrów poszczególnych partii,
• Raporty nt. tzw. wiekowania zapasów, pozwalające na optymalizację wielkości stanu magazynowego,
• Selekcja, obserwacja i zliczanie pozycji obrotów według zadanych parametrów, występujących na dokumencie,
• Raporty z operacji okresowych (inwentaryzacje, przeceny).

ZAOPATRZENIE

Moduł wspiera pracę działu zaopatrzenia i ułatwia prowadzenie racjonalnej gospodarki materiałowej w spółdzielni mieszkaniowej lub przedsiębiorstwie zarządzania nieruchomościami.



Możliwości modułu:

• Wsparcie tworzenia zapotrzebowań w różnych miejscach firmy,
• Implementacja procedur akceptacyjnych i weryfikacyjnych z wykorzystaniem systemu ZOI,
• Tworzenie zapytań ofertowych do dostawców,
• Gromadzenie ofert od dostawców,
• Generowanie zamówień wyjściowych,
• Ocena dostawców według zdefiniowanych kryteriów,
• Planowanie wielkości oraz terminarza zakupów w oparciu o analizę stanów magazynowych i zapotrzebowania na materiały potrzebne do realizacji bieżących zamówień i zleceń,
• Przesyłanie zapotrzebowań, zapytań ofertowych, ofert oraz zamówień wyjściowych jako załączników informacji systemu ZOI,
• Wykorzystanie mechanizmu zadań, czyli uruchamianej o określonej porze wybranej, predefiniowanej funkcji systemu oraz informowanie o jej wyniku wskazanych osób,
• Bieżące monitorowanie stopnia realizacji umów z dostawcami oraz zamówień w ujęciu wartościowym lub asorymentowym,
• Wsparcie w zakresie kontroli progów zamówień publicznych,
• Współpraca z innymi elementami ZSI UNISOFT – Magazyn, Zlecenia, Zakup, ZOI.

ZAMÓWIENIA

Moduł wspiera proces obsługi przedkontraktowej, począwszy od zapytania ofertowego od klienta, poprzez ofertę dla klienta, rejestrację zamówienia, przygotowanie realizacji zamówienia, kompletację i wysyłkę wyrobów aż po zarejestrowanie faktury, będącej wynikiem realizacji zamówienia.



Możliwości modułu:

• Prowadzenie kartotek: otrzymanych zapytań ofertowych, wysłanych ofert, otrzymanych zamówień,
• Rejestrowanie otrzymanych zapytań ofertowych, z możliwością zapamiętania skanu oryginalnego dokumentu wpływającego,
• Rejestrowanie i emisja ofert wysłanych do klienta, z możliwością zapisania w bazie danych dowolnych plików składających się na ofertę,
• Rejestrowanie otrzymanych zamówień,
• Analiza potrzebnych zasobów do realizacji zamówienia, otwieranie zleceń, rezerwowanie materiałów w magazynie, tworzenie zapotrzebowań materiałowych (wykorzystywanych następnie w module Zaopatrzenie),
• Przesyłanie zapytań ofertowych, ofert wyjściowych oraz zamówień jako załączników wątków systemu ZOI,
• Tworzenie nowych atrybutów przez użytkownika, dla obsługi specyficznych rodzajów zapytań, ofert oraz zamówień,
• Powiązanie z modułami Zlecenia, Logistyczne Wsparcie Produkcji, Sprzedaż, Magazyn, Zaopatrzenie.