Zarządzanie obiegiem informacji (ZOI)

System Zarządzanie Obiegiem Informacji służy do rejestracji i śledzenia biegu informacji, jakie wpływają do firmy lub powstają wewnątrz niej. Moduł może działać w trybie bezpośrednim, udostępniając własne funkcje użytkownikowi albo pośrednim, gdzie jego działanie jest konsekwencją wykonywania określonych czynności w innych modułach, np. w Registraturze albo w Biurze Obsługi Klienta. Informacje są przesyłane kolejno lub równocześnie między użytkownikami.

 

Podstawowe funkcjonalności systemu ZOI:

  • Definiowanie procedur obiegu informacji
    Procedura obiegu informacji opisuje postępowanie pracowników firmy w razie wystąpienia pewnego zdarzenia. Zdarzenia te mogą być bardzo różnej natury i pochodzić z różnych dziedzin, np. może to być zgłoszenie awarii przez lokatora albo konieczność zatwierdzenia faktury.

    Każda procedura zawiera wzorce informacji, które mają odzwierciedlić etapy, jakimi zgodnie z procedurą powinny biec informacje. Dopuszczalne są tu rozgałęzienia.
  • Wysyłanie informacji, odpowiadanie na informację, przesyłanie dalej
    Użytkownik może wysłać informację do jednego lub kilku odbiorców. Informacje są grupowane w wątki, w obrębie których tworzone są powiązania między informacjami. Użytkownik, otrzymawszy informację, może na nią odpowiedzieć, tworząc tym samym powiązanie między tą otrzymaną informacją a swoją odpowiedzią.

    Podobnie rzecz się ma przy przesyłaniu dalej z tą różnicą, że w tym wypadku odbiorcą nowej informacji jest kolejny użytkownik a nie nadawca informacji pierwotnej. Powiązania ułatwiają śledzenie wątku chronologicznie.

    Każdy wątek może się toczyć według jednej ze zdefiniowanych wcześniej procedur, co powoduje, że użytkownicy otrzymują pewne podpowiedzi odnośnie informacji, jakie mają utworzyć. Podpowiedzi te są tworzone na podstawie wzorców informacji zapamiętanych w procedurze. Do wysyłanej informacji nadawca oprócz zwykłej treści w postaci tekstowej może dołączyć obiekty ZSI z różnych modułów, np. zlecenia, faktury etc., a także pliki zewnętrzne w niemalże dowolnym formacie.
  • Skrzynka informacji, przegląd informacji
    Skrzynka informacji jest miejscem, gdzie użytkownik zarządza własnymi informacjami, tzn. tymi, których jest nadawcą lub odbiorcą.

    Skrzynka jest podzielona na katalogi z informacjami odebranymi i wysłanymi. Dodatkowo informacje przygotowywane można zapamiętywać i tymczasowo przechowywać jako robocze. Kasowanie informacji jest dwuetapowe – najpierw informacje umieszcza się w koszu, a dopiero kasowanie z kosza powoduje, że trwale znikają one ze skrzynki. Przegląd informacji jest funkcjonalnością ogólniejszą pozwalającą uprawnionemu użytkownikowi na dostęp do cudzych informacji. Nie jest jednak dopuszczalna jednak żadna ingerencja w te informacje.
  • Zarządzanie wątkami
    Wątki grupują informacje. Zasadniczo należy to rozumieć jako grupowanie tematyczne, ale moduł oczywiście w żaden sposób tego nie narzuca. Wątek może być otwarty, co oznacza, że trwa przekazywanie informacji w jego obrębie lub zamknięty – w przeciwnym razie.

    Dodatkowo istnieje możliwość grupowania wątków w projekty, co może się okazać przydatne np. w sytuacji, gdy w rozpisanym przetargu firma każdego oferenta obsługuje według pewnej procedury, ale chce mieć możliwość przejrzenia wszystkich wątków związanych z ofertami złożonymi w przetargu.
  • Repozytorium dokumentów
    Repozytorium dokumentów jest miejscem, gdzie można przeglądać wszelkiego typu pliki zewnętrzne, jakie zostały dołączone do różnych obiektów w ZSI, a także obrazy wydruków.

    Dostęp do tych dokumentów jest kontrolowany za pomocą uprawnień nadawanych użytkownikom. Z poziomu repozytorium dokumentów nie ma możliwości edycji dokumentów.
  • Powiadamianie o nadchodzących informacjach
    ZOI posiada możliwość współpracy z Komunikatorem (moduł KOM). W takim przypadku są generowane powiadomienia o nowych informacjach, które wyświetlają się zalogowanym użytkownikom ZSI w prawym dolnym rogu okna. Po kliknięciu na to powiadomienie, pokazuje się skrzynka informacji.

    Powiadomienie znika automatycznie w chwili odczytania informacji po stronie ZOI – nie trzeba bezpośrednio nic wyłączać po stronie KOM. Taki sposób powiadamiania jest zalecany w przypadku, gdy większość użytkowników uczestniczących w obiegu informacji jest bardzo często lub wręcz stale zalogowanych do ZSI. Oczywiście wymagany jest też zakup samego modułu KOM.

    Jeśli taka sytuacja nie ma miejsca, ale za to firma posiada służbowe konta pocztowe, to jest możliwość wykorzystania ich w ZOI do wysyłania powiadomień o nowych informacjach na maila.
Ta strona używa ciasteczek (cookies) w celu realizacji usług zgodnie z Polityką dotyczącą cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce.
Czytaj wiecęj »